Privacyverklaring voor werknemers, collega's en opdrachtnemers

Privacyverklaring voor werknemers, collega's en opdrachtnemers

Click here for the English version

Welkom bij Ajilon (hierna te noemen “Adecco”, “wij”, we”, “ons” of “onze”). We kijken uit naar onze samenwerking om je te helpen je loopbaan verder te ontwikkelen. En zoals je waarschijnlijk verwacht, verzamelen en gebruiken wij informatie over jou om onze diensten goed te kunnen uitvoeren.

Adecco zet zich in voor het beschermen en respecteren van je privacy. Deze Privacyverklaring beschrijft je privacyrechten met betrekking tot de gegevens over jou die wij verwerken, evenals de stappen die we nemen om je privacy te beschermen. We weten dat het veel informatie is, maar lees deze Verklaring zorgvuldig door. We hebben een inhoudsopgave toegevoegd om direct naar de onderwerpen te gaan die je interessant vindt.

Inhoudsopgave
• Wat betekenen de termen in deze Verklaring?
• Welke persoonsgegevens verzamelt en gebruikt Adecco?
• Waarom gebruiken wij jouw persoonsgegevens?
• Wat zegt de wet hierover?
• Moet je ons de persoonsgegevens geven waar wij je om vragen?
• Verwerken wij jouw persoonsgegevens zonder dat mensen daarbij betrokken zijn?
• Hoe lang worden persoonsgegevens bewaard?
• Geven wij jouw persoonsgegevens door aan derden?
• Versturen wij jouw persoonsgegevens naar locaties buiten de Europese Unie?
• Welke rechten heb je?
• Toezicht
• Hoe staat het met gegevensbeveiliging als je Adecco-systemen gebruikt?
• Hoe kun je contact met ons opnemen?
• Hoe gaan wij om met wijzigingen in deze Verklaring?


Wat betekenen de termen in deze Verklaring?
Eerst moet voor iedereen duidelijk zijn wat sommige termen in deze Verklaring inhouden.
Het ligt waarschijnlijk voor de hand maar je wordt in deze Verklaring aangeduid als “je, jij, jou, of jouw”.
En als we het over “wij, we, ons, onze” of over het “Bedrijf” hebben, bedoelen we Ajilon. We zijn wettelijk gevestigd in/op The Adecco Group, Hogeweg 123, 5301 LL Zaltbommel, The Netherlands.

Het Bedrijf maakt deel uit van de Adecco Group, de grootste leverancier van HR (Human Resources)-diensten ter wereld. Via diverse bedrijven en Business labels levert de Adecco Group meerdere HR-activiteiten zoals diensten van uitzendarbeid, detachering, payrolling, werving & selectie, testen, loopbaanbegeleiding, talentontwikkeling, training & opleiding, outplacement en internationale mobiliteit (“onze Bedrijfsactiviteiten”).

Om onze Bedrijfsactiviteiten te kunnen uitvoeren maakt het Bedrijf gebruik van diverse IT-systemen. In sommige gevallen biedt het Bedrijf een Zelfbedieningsportaal (“Portal”), voor kandidaten en personeel. Op dit Portal kun je je eigen gegevens bijwerken zoals jouw contact- en bankgegevens, waar je werkt voor een van onze klanten en het aantal uur dat je hebt gewerkt.

Tot slot gaat deze Verklaring over informatie over mensen - zoals gegevens over jezelf en je gezin. Het gaat dan om feiten over jou, maar ook om meningen over jou en jouw opvattingen (bijvoorbeeld “Ik ben een voetbalfan”). Het gaat niet zozeer over informatie over het Bedrijf (hoewel deze twee elkaar soms overlappen). Dit type informatie wordt ook wel aangeduid als “persoonsgegevens” of “tot een persoon herleidbare informatie”. In deze Verklaring gebruiken we de term “Persoonsgegevens”.

Welke persoonsgegevens verzamelt en gebruikt het Bedrijf?

Persoonsgegevens die het Bedrijf gewoonlijk verzamelt, zijn onder meer (zonder beperking):
• je naam, geboortedatum en -plaats, contactgegevens en kwalificaties (voorlichting, trainingscursussen en stages) en alle overige informatie die je hebt vermeld in je resumé/CV;
• je profielgegevens als je op de Portal inlogt met je LinkedIn-account (of een ander socialmedia-account);
• als je contact met ons opneemt, houden wij in sommige gevallen die correspondentie bij;
• feedback over jou van ons personeel en derden waar je mee samenwerkt of voor werkt, en andere evaluaties; als jij anderen feedback geeft, bewaren we die meestal ook. Ook dat zijn jouw persoonsgegevens (het is immers jouw mening);
• we kunnen ook informatie verzamelen over je gebruik van onze systemen zoals (zonder enige beperking) je IP-adres, browser, timestamp, locatie, landelijke verkeersgegevens, locatiegegevens, weblogs en andere communicatiegegevens en de middelen waarvan je gebruikt maakt. Door deze informatie wordt het in de toekomst gemakkelijker om onze systemen te gebruiken;
• gegevens over eventuele beperkingen en eventuele aanpassingen die we voor jou moeten doen op de werkplek;
• als je voor het Bedrijf begint te werken, verzamelen we mogelijk ook de volgende gegevens:
o je geslacht, nationaliteit, kopie van identiteitsdocumenten, bewijs van adres en eventueel kopieën van documenten waaruit blijkt dat je mag werken op de locaties waar je aan de slag gaat (visums, werk- of arbeidsvergunningen, etc.);
o salarisgegevens, gegevens van je bankrekening, je Burgerservicenummer (BSN), je belastingtariefgroep, fiscaal nummer, inhoudingen en eventuele randvoorwaarden);
o aan- en afwezigheidsregistraties, bestede tijd aan opdrachten, training, promoties, onderzoeken en disciplinaire zaken;
o informatie over je gebruik van onze IT-systemen en bedrijfsgebouwen (met inbegrip van Camerabewaking en deurintercomsystemen);
o details over de personen die ten laste van jou vallen en jouw nauwe verwanten (gezinsleden en directe familie);
o reisinformatie (reisdatums, creditcardgegevens, paspoortnummer, gemaakte onkosten) voor het onderhandelen over, regelen en aanschaffen van alle reisgerelateerde zaken (bijv.: vliegtickets, trein-, hotel- & huurautoreserveringen) en de vergoeding van reiskosten;
o foto's en video's van je aanwezigheid op training- of vergelijkbare sessies (tijdens de sessie krijg je gelegenheid om aan te geven dat je niet wilt worden gefotografeerd of worden opgenomen op video); en
o in sommige gevallen verzamelen we ook gevoelige persoonsgegevens (bijv.: gegevens met betrekking tot je gezondheid).

Waarom gebruiken we je persoonsgegevens?
Het Bedrijf verzamelt en verwerkt persoonsgegevens om de volgende redenen:

1. om je te kunnen helpen bij onder andere het vinden van geschikte opdrachten, je te helpen bij training of om het sollicitatieproces voor nieuwe functies te faciliteren. Dit houdt ook in dat we je op de hoogte kunnen houden van je arbeidsperspectief in de toekomst via e-mail, de telefoon, per post en/of andere communicatiemiddelen.

2. om onze systemen/processen verder ontwikkelen en verbeteren; dit gebeurt vooral in de context van nieuwe IT-systemen en -processen zodat gegevens over jou kunnen worden gebruikt bij het testen van de nieuwe IT-systemen en -processen waarbij dummy data de werking van dat nieuwe IT-systeem niet volledig kunnen nabootsen.

3. om studies, statistisch onderzoek en analyses uitvoeren, bijvoorbeeld om de doeltreffendheid van de plaatsing van medewerkers bij klanten in diverse bedrijfstakken en geografische gebieden te vergelijken en zo factoren vast te stellen die van invloed zouden kunnen zijn op eventuele verschillen die we daarbij constateren;

4. om gegevens door te geven aan derden (zie hieronder);

5. om te voldoen aan wettelijke verplichtingen waar dat nodig is;

6. om te voldoen aan onze verplichtingen jegens jou als werkgever of klant (in het geval van individuele opdrachtnemers) als je voor het Bedrijf begint te werken; en

7. bij aanvang van je werkzaamheden voor het Bedrijf:
a. om jouw arbeidsovereenkomst na te leven evenals alle andere overeenkomsten en regels waaraan ons arbeidscontract of andere contractrelatie met jou moet voldoen;
b. om beleid van talentbeheer uit te voeren en te verbeteren (waaronder een algemene analyse van talenten in het personeelsbestand);
c. om overige HR-activiteiten uit te voeren (zoals taakbeheer, aan- en afwezigheidsbeheer, beheer van opleidingen en people management, kostenbeheer en disciplinaire procedures);
d. om aandelen en andere activa beheren waarop je misschien recht hebt;
e. de beveiliging en bescherming van mensen, bedrijfsgebouwen, systemen en activa bevorderen;
f. toezien op het respecteren en naleven van het interne beleid en procedures;
g. communicaties en overige systemen beheren die worden gebruikt door de Adecco Group (waaronder interne contactendatabases);
h. incidenten en klachten onderzoeken en hierop reageren;
i. voldoen aan verplichtingen, en meewerken aan onderzoeken door de politie, de overheid of toezichthouders;
j. in het geval van foto's of video's van trainingen, intern en aan derden rapporteren dat de trainingsessies hebben plaatsgevonden en de inhoud ervan (bijvoorbeeld in interne updates) vastleggen evenals het intern marketen van vergelijkbare sessies; of
k. deelnemen aan een mogelijke of feitelijke overname, verkoop of joint venture, van een (deel van een) onderneming of bedrijf waarin een lid van de Adecco Group wil participeren.

Wat zegt de wet hierover?
In de wet staat dat er steeds een 'wettelijke grondslag' moet zijn om gegevens die wij van je hebben te mogen verwerken.

Wanneer je met of via Adecco werkt, is het verwerken van persoonsgegevens voor alle genoemde doelen gebaseerd op verwerkingsgronden zoals de uitvoering van een IT-overeenkomst waarbij de betrokkene partij is (doeleinden 1 en 5-7), verwerking is vereist om te voldoen aan de verplichtingen van wet- en regelgeving (doeleinden 5-7) en/of verwerking is vereist in de gerechtvaardigde belangen van Adecco en haar personeel om een bedrijf te voeren op een wijze die je belangen of grondrechten en fundamentele vrijheden niet bovenmatig schaden (doeleinden 1-4 en 7). Als verwerking nodig is voor de gerechtvaardigde belangen van Adecco, dragen we er zorg voor dat de verwerking op een dergelijke manier wordt uitgevoerd dat onze gerechtvaardigde belangen zwaarder wegen dan het belang van enig individu. We verwerken je persoonsgegevens alleen op basis van andere gronden wanneer je daar toestemming voor geeft (een andere verwerkingsgrond).

Moet je ons de persoonsgegevens geven waar we je om vragen?
Het verschaffen van je persoonsgegevens is een vereiste om een contract met je aan te gaan en/of dat contract aan te houden. Dit betekent dat je verplicht bent om ons je persoonsgegevens te geven.
Als je ons jouw persoonsgegevens niet geeft, kan het zo zijn dat we geen arbeidsrelatie of dienstverleningsovereenkomst met je kunnen aangaan, of je in ieder geval niet meer zou kunnen deelnemen aan bepaalde processen zoals loopbaanontwikkeling (wat ook tegen de overeenkomst kan ingaan die je met ons hebt).

Verwerken we persoonsgegevens over jou zonder dat daar mensen bij betrokken zijn?
Ja, dat is zo. Het Bedrijf maakt gebruik van geautomatiseerde systemen/processen en geautomatiseerde besluitvorming (zoals profilering) om je en onze klanten de diensten te bieden die je van ons vraagt. Als onze klanten bijvoorbeeld zoeken naar kandidaten voor een functie, kunnen we een zoekopdracht uitvoeren in onze kandidatenlijsten op basis van geautomatiseerde criteria om zo een shortlist aan te maken.

Hoe lang worden persoonsgegevens bewaard?
Het Bedrijf mag (en in sommige gevallen zijn we wettelijk verplicht dat te doen afhankelijk van het soort gegevens) je gegevens een aantal jaar bewaren nadat je dienstverband met ons is beëindigd. Over het algemeen bewaren we gegevens over belastingen en je arbeidscontract, financiële gegevens (inclusief payrolling gegevens en gegevens over je salaris, etc.) 7 jaar, en overige persoonsgegevens 2 jaar. We bewaren gevoelige persoonsgegevens niet langer dan in redelijkheid nodig is.

Geven we je persoonsgegevens door aan derden?
Zoals al eerder aangegeven, maken we je gegevens normaliter bekend aan derden. Dat doen we om te voldoen aan de doelen die hierboven staan vermeld. We doen dat in de volgende omstandigheden:

• Aan onze leveranciers. We kunnen bijvoorbeeld een leverancier inhuren om administratieve en operationele werkzaamheden uit te voeren ter ondersteuning van onze relatie met je. De leverancier(s) zijn gehouden aan contractuele en overige wettelijke verplichtingen om vertrouwelijk met je gegevens om te gaan en je privacy te respecteren, en zij hebben alleen toegang tot de gegevens die ze nodig hebben om hun werkzaamheden uit te voeren; deze leveranciers zijn meestal IT-dienstverleners (die onze IT-systemen hosten of ondersteunen evenals informatie over je), bedrijfsgebouwbeheerders (die toezien op de fysieke beveiliging van onze bedrijfspanden en om die reden moeten weten wie je bent om je zo toegang te verlenen), HR-gerelateerde dienstverleners (die namens ons salarisverwerking of aanvullende arbeidsvoorwaarden uitvoeren zoals cateringdiensten op het werk voor werknemers en collega's), reisaanbieders (die reizen beheren en organiseren voor collega's en werknemers) of backoffice financiële en administratieve dienstverleners (die misschien persoonsgegeven van werknemers en collega's moeten verwerken voor de debiteuren- en crediteurenboekhouding).

• Aan leden van de Adecco Group in het buitenland. Die kunnen zich in of buiten de Europees Unie bevinden; leden van de groep kunnen hun eigen taken hebben en dit betekent dat jouw gegevens met ze kunnen worden gedeeld om een aantal verschillende redenen:
o gegevens worden gedeeld met leden van de Adecco Group die IT-functies uitvoeren voor Adecco bedrijven over de hele wereld; die IT-functies bevinden zich in Frankrijk, Praag en Amsterdam;
o gegevens worden gedeeld met het hoofdkantoor van de Adecco Group in Zwitserland voor personeelsplanning-, budgettering- en feedbackdoeleinden; de gegevens kunnen ook op het hoofdkantoor in Zwitserland worden gebruikt om je nieuwe loopbaankansen voor te stellen binnen de Adecco Group of bij onze klanten.
o gegevens worden ook gedeeld met aan Adecco gelieerde bedrijven over de hele wereld als je hebt aangegeven dat je interesse hebt in arbeidsmogelijkheden in die markt of als leden van de Adecco Group vaststellen dat je beschikt over bepaalde vaardigheden die in dat segment zijn vereist of worden gevraagd. Je kunt een lijst van landen inzien waar we actief zijn door op 'choose your country’ te klikken op www.adecco.com.

• Voor onze klanten/mogelijke werkgevers: we delen je gegevens met onze klanten die banen/opdrachten aanbieden waarin je geïnteresseerd kunt zijn of die je profiel interessant vinden; voor collega's kan dit zo zijn als je op locatie met onze klanten werkt. Zij zijn gehouden aan contractuele en andere geheimhoudingsverplichtingen ten aanzien van je gegevens, zowel naar ons als naar jou.

• We delen je gegevens met de overheid, de politie, toezichthouders of rechtshandhavingsinstanties als wij, op discretionaire wijze, van mening zijn dat we hiertoe wettelijk verplicht zijn, daar het recht toe hebben of als dit voorzichtigheidshalve nodig zou zijn om dit te doen; en

• wanneer we als onderdeel van due diligence met betrekking tot (het uitvoeren van) een fusie, overname, verandering van dienstverlener of andere zakelijke transactie, je gegevens moeten bekendmaken aan de mogelijke koper of verkoper, nieuwe dienstverlener of hun adviseurs.

Versturen wij je persoonsgegevens naar locaties buiten de Europese Unie?
Je persoonsgegevens kunnen worden verstuurd naar een of meer andere landen binnen of buiten de Europese Unie en daar worden verwerkt. Je kunt een volledige lijst van landen inzien waar we actief zijn door op 'choose your country’ te klikken op www.adecco.com.

Wij zullen je persoonsgegevens alleen verzenden naar landen buiten de EU waarvan de Europese Commissie van mening is dat je afdoende beschermd bent (hier kun je lijst van deze landen inzien of waar de Adecco Group passende beveiligingsmaatregelen heeft genomen om de privacy van je persoonsgegevens te waarborgen. Hiervoor gebruiken we doorgaans een van de modelcontracten voor gegevensoverdracht die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie.

Welke rechten heb je?
Het recht op toegang tot, en een afschrift van je persoonsgegevens:
Je hebt het recht om een bevestiging te vragen of wij je persoonsgegevens verwerken. Als dat het geval is, heb je recht op toegang tot je persoonsgegevens en op bepaalde informatie over hoe die verwerkt worden. In sommige gevallen kun je ons vragen om je een elektronisch afschrift van je gegevens te sturen. Als er een zelfbedieningssysteem beschikbaar is zoals een Portal, moedigen we je aan om je gegevens via deze mogelijkheid te downloaden.

Recht op het corrigeren van je persoonsgegevens
Als je kunt aantonen dat de persoonsgegevens die wij over je hebben, niet correct zijn, kun je ons vragen deze gegevens te updaten of op een andere manier te corrigeren. Als er een zelfbedieningssysteem beschikbaar is zoals een Portal, stellen we je graag voor om je gegevens via deze mogelijkheid te updaten.

Recht op vergetelheid/ gegevens te laten wissen
Als het voor ons niet noodzakelijk is om gegevens om een andere reden te bewaren of verwerken, kun je ons vragen te stoppen met de verwerking van je gegevens (of dat beperken) of je persoonsgegevens geheel of gedeeltelijk te wissen.

Recht om bezwaar te maken
Voor zover de verwerking van je gegevens is gebaseerd op de rechtmatige belangen van het Bedrijf (en niet op andere verwerkingsgronden) of te maken heeft met direct marketing, heb je het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van je gegevens door het Bedrijf op basis van je persoonlijke situatie.

Als je gebruik wilt maken van een van je rechten, stuur dan een e-mail naar adecco.globalprivacy@adecco.com. Als je via e-mail contact met ons opneemt om je rechten uit te oefenen, kan het Bedrijf je vragen je te identificeren voordat er actie wordt ondernomen op je verzoek.

Tot slot heb je ook het recht om een klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit in het land waar je woont of werkt of waar je denkt dat er een probleem is ontstaan met betrekking tot je gegevens. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens.

Gebruiken wij toezichtsystemen op het werk?
Tot de mate waarin dat bij wet is toegestaan, behoudt Adecco zich het recht voor om de toegang tot, het gebruik en de inhoud te controleren, te monitoren en vast te leggen van enige gegevens die in het bezit zijn van of die worden verwerkt door de IT-systemen van Adecco. We doen dit voor de doeleinden (d)-(h) die we hierboven hebben beschreven. We willen dit punt toch nog even apart benoemen zodat jij je ervan bewust bent dat je gebruik van werkgerelateerde IT-systemen kan worden gemonitord door anderen.

Hoe staat het met gegevensbeveiliging als je Adecco-systemen gebruikt?
Je bent zelf verantwoordelijk voor het veilig omgaan met je inloggegevens tot de Adecco-systemen, met name het wachtwoord dat we je hebben toegekend of dat je zelf hebt gekozen. Deze inloggegevens zijn alleen bestemd voor persoonlijk gebruik. Je mag inloggegevens of andere accountinformatie niet delen met anderen of derden.

Hoe kun je contact met ons opnemen?
Heb je vragen of opmerkingen over deze Privacyverklaring of wil je nadere informatie over hoe we je persoonsgegevens beschermen (bijvoorbeeld wanneer we gegevens overdragen naar locaties buiten Europa) en/of als je contact wilt opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming (DPO) van Adecco, e-mail ons dan a.u.b. op adecco.globalprivacy@adecco.com. Je kunt ook contact opnemen met de plaatselijke Privacyverantwoordelijke op privacy@adecco.nl.

Hoe gaan wij om met wijzigingen in deze Privacyverklaring?
De voorwaarden van deze Verklaring kunnen van tijd tot tijd wijzigen. Wij zullen alle wezenlijke wijzigingen in deze Verklaring publiceren door passende kennisgevingen daarvan op onze Website of door contact met je op te nemen via andere communicatiekanalen.

Adecco,
April 2018